Privacyverklaring

Privacyverklaring

Gereformeerde Gemeente te ’s-Gravenpolder

Versie maart 2021. Vastgesteld tijdens de vergadering van de kerkenraad d.d. 20 maart 2021

  1. ALGEMEEN

Over deze privacyverklaring

Voor de Gereformeerde Gemeente te ’s-Gravenpolder (hierna te noemen: de kerk) zijn privacy en een veilige omgeving van groot belang.

Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de kerk. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactper- soon bij de kerk is.

Over Gereformeerde Gemeenten en haar gemeenten

De organisatie van de Gereformeerde Gemeenten en haar gemeenten is gebonden aan specifieke (kerkelijke) regels. Deze regels werken ook door in de privacybescherming. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geeft ruimte aan de kerken om conform hun eigen kerkelijke regels gegevens te verwerken.

Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens

U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. De kerk zorgt ervoor dat uw privacyrechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen de kerk is een ieder die op basis van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt tot geheimhouding verplicht. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de kerk beleidsmatige en con- crete maatregelen getroffen.

  1. UW RECHTEN, DE PROCEDURE BIJ EEN VERZOEK EN DE CONTACTGEGEVENS VAN DE KERK

Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacyregels te voldoen heeft de kerk de coördinatie van die waarborgen belegd bij de kerkenraad.

Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoe- ringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen met de scriba van de kerken- raad.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescher- ming geven betrokkenen de volgende relevante rechten:

    1. Recht op inzage en kopie.

Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien en daarvan een kopie te ontvangen.

    1. Recht op rectificatie en aanvulling.

Het recht om de persoonsgegevens die van u worden verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd in- dien men van mening is dat deze niet kloppen, voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich hiertegen niet verzetten.

    1. Het recht op vergetelheid.

Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de kerk is mogelijk en de kerk moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich daar niet tegen verzetten.

    1. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
    2. Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de scriba van de kerk. De kerk zal vervolgens uw verzoek behandelen. De kerk zal eerst vaststellen of u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het recht waarop u zich beroept wel van toepassing is. Indien dat zo is heeft de kerk binnen twee maanden na datum van uw verzoek aan uw verzoek te voldoen, tenzij de omstandigheden nopen tot een verlenging van de termijn tot maximaal drie maanden.

III VERWERKINGEN VANWEGE DE ALGEMENE ORGANISATIE & LEDENADMINISTRATIE

Gezien de werking van de Gereformeerde Gemeenten vindt er in de gemeente een aantal verwerkingen plaats die direct verband houden met de kerkelijke organisatie. Het gaat om verwerkingen in het kader van de algemene organisatie (bijvoor- beeld verkiezingen van ambtsdragers) en de ledenadministratie. In de onderstaande tabel staat om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.

Algemene Organisatie

Situatie

welke gegevens zijn erbij betrokken

grondslag

De organisatie van de kerk kent ambtelijke vergaderingen die leiding geven aan de gemeente.   In deze ambtelijke vergaderingen zitten ambtsdragers die daarin verkozen worden. De orde van  de kerk schrijft voor dat ambtsdragers door de mansleden-vergadering verkozen worden. Binnen deze verkiezings-procedure worden persoons-gegevens verwerkt. Door de kerkenraad worden personen kandidaat gesteld die tijdens de ledenvergadering verkozen kunnen worden.

O naam en voornaam c.q. voorletters O adres

O geslacht

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en het gerechtvaardigde belang van de kerk om haar ambtelijke structuren vorm te geven naar haar eigen inrichtingsvrijheid.

Ledenadministratie

Situatie

welke gegevens zijn erbij betrokken

grondslag

De kerk maakt gebruik van het ledenprogramma Scipio Online.

Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd:

  • naam en voornamen;
  • straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres, telefoon- nummer, e-mailadres;
  • geboortedatum en -plaats;
  • geslacht;
  • burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang van de huidige burgerlijke staat.

Alsmede de volgende kerkelijke gegevens:

  • doop, met vermelding van de datum alsmede de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, res- pectievelijk kerk, respectievelijk parochie, waarbin- nen de doop werd bediend;
  • belijdenis des geloofs, met vermelding van de da- tum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente respectievelijk kerk, waar belijdenis des geloofs werd afgelegd;
  • kerkelijke bevestiging van het huwelijk, met vermelding van de datum alsmede van de kerkge- meenschap en de naam van de gemeente, waar de bevestiging heeft plaatsgevonden;

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar ge- rechtvaardigde activiteiten.

 

Ledenadministratie (vervolg)

Situatie

welke gegevens zijn erbij betrokken

grondslag

  • datum van overkomst uit een andere gemeente of uit een andere kerkgemeenschap, met vermelding van de naam van deze gemeente c.q. kerkgemeen schap;
  • gegevens in verband met het einde van het lidmaat- schap van de gemeente;
  • datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente;
  • datum van overlijden;
  • datum van vertrek naar het buitenland;
  • datum van overgang naar een andere kerkgemeen-schap;
  • datum van onttrekking aan de kerkgemeenschap;
  • datum waarop het lidmaatschap van betrokkene met gemeente en kerk geacht wordt verbroken en/ of hersteld te zijn;
  • de aard van de verbondenheid met de gemeente waartoe betrokkene behoort.

 
  1. VERWERKINGEN VANWEGE HET PLAATSELIJK SAMENLEVEN EN WERKEN VAN DE KERK

In het kader van het plaatselijk samenleven en werken van de kerk verwerkt de kerk diverse persoonsgegevens. Per verwer- kingsstroom staat in onderstaande tabel om welke situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.

Situatie

welke gegevens zijn erbij betrokken

grondslag

Er wordt een classicaal kerkblad, Kerkelijk Nieuws, uitgegeven en (al dan niet elektronisch) verstuurd naar c.q. verspreid onder leden van de Gereformeerde Gemeenten in de classis Goes en individuële abonnees.

(Kerkelijk Nieuws verschijnt eenmaal per twee weken.)

  • naam en voornamen c.q. voorletters, geboorteda tum;
  • straat, postcode, woonplaats, telefoonnummer, emailadres;
  • bediening van de Heilige Doop;
  • afleggen van openbare geloofsbelijdenis;
  • kerkelijke huwelijksbevestiging;
  • overkomst uit een andere kerkelijke gemeente met vermelding van de naam van de vorige gemeente;
  • vertrek dan wel overschrijving naar een andere kerkelijke gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente;
  • einde van het lidmaatschap;
  • overgang naar een andere kerkgemeenschap met de naam van de nieuwe kerkgemeenschap;
  • namen van zieken worden alleen vermeld als dit door betreffende leden bekend is gemaakt bij de kerk. Bijzonderheden van ziekten worden slechts beperkt vermeld;
  • overlijden;
  • overige situaties alleen op uitdrukkelijk verzoek van de betreffende leden.

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar ge- rechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang.

Er wordt een gemeenteblad Elimgids uitgegeven en (al dan niet elektronisch) verstuurd naar c.q. verspreid onder leden van en meelevenden met de gemeente.

(De Elimgids verschijnt vier maal per jaar.)

  • naam en voornamen c.q. voorletters, straat, post code, woonplaats.
  • foto’s van kerkelijke activiteiten

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar ge- rechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang.

Er wordt een Gemeentegids uitgegeven waarin een lijst van alle gemeenteleden is opgeno- men.

(De gemeentegids is alleen bestemd voor leden van en meelevenden met de gemeente en verschijnt ongeveer eenmaal per twee jaar.)

  • naam en voornamen c.q. voorletters;
  • straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats;
  • geslacht;
  • telefoonnummer;
  • e-mailadres
  • foto’s van kerkenraadsleden

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar ge- rechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang.

 

Situatie

welke gegevens zijn erbij betrokken

grondslag

Het Jaarverslag met de (finan- ciële) verslagen van diaconie, kerk, kerkbouwfonds en kerke- lijke verenigingen en commis- sies wordt verspreid onder de leden van de gemeente.

(Het jaarverslag wordt jaarlijks verspreid.)

  • naam en voornamen c.q. voorletters;
  • straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats;
  • geslacht;
  • telefoonnummer;
  • e-mailadres

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar ge- rechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang.

Tijdens Kerkdiensten worden in het gebed of anderszins namen van leden van de gemeente genoemd.

De kerkdienst:

* is publiekelijk te volgen met scanner of via internet (met beeld, gericht op liturgisch centrum)

  • naam en voornamen c.q. voorletters;
  • straatnaam en woonplaats;
  • geslacht;
  • gegevens rondom ziekte, gezondheid en overlijden.

De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dra- gen aan God.

Er worden opnames van kerk- diensten gepubliceerd.

  • zonder beeld
  • de kerkdiensten staan voor een bepaalde periode online.
  • in de opnames worden geen namen genoemd. Deze gedeel- ten worden voor het online zetten uit de opname verwij- derd;
  • bij bijzondere diensten (doop- en belijdenisdiensten) zijn met de direct betrokkenen afspra- ken gemaakt over de verwer- king van de opnames.

Het is mogelijk dat bezoekers van de dienst op de geluidsopname te horen zijn, dan wel dat er gegevens van gemeenteleden in voorbede of op andere momenten tijdens de dienst worden genoemd.

Om al haar leden en alle mensen in staat te stellen deze kerkdien- sten mee te maken plaatst de ge- meente kerkdiensten online op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaar- digd belang.

Op de website van de kerk staan alleen voor zover noodzakelijk - functionarissen vermeld van de gemeente.

Op een openbare pagina.

  • naam, voorletters;
  • adres, postcode, woonplaats;
  • telefoonnummer, e-mailadres;
  • kerkelijk ambt;
  • functie

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toe-gankelijke gemeenschap te laten functioneren.

 

Situatie

welke gegevens zijn erbij betrokken

grondslag

Gemeenteleden worden aan- geschreven voor het doen van een financiële bijdrage of toezegging.

Gemeenteleden worden inciden- teel, alleen als dat noodzakelijk is aangeschreven. Zoals in het verleden bij de (ver-) bouw van het kerkgebouw.

  • naam en voornamen c.q. voorletters;
  • straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats;
  • geslacht;
  • telefoonnummer;
  • e-mailadres

Om voldoende financiën te verkrijgen verzoekt de gemeente haar leden op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang om een financiële bijdrage.

Hulpaanvragen bij de diaco- nie worden opgenomen in een administratie.

Hulpaanvragen komen binnen via:

  • mondeling verzoek
  • telefonisch
  • e-mailadres

In de administratie van de diaconie worden opgenomen:

  • naam en voornamen c.q. voorletters;
  • straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats;
  • geslacht;
  • telefoonnummer;
  • e-mailadres
  • financiële gegevens
  • nadere afspraken over hulp

De gemeente en diaconie heb- ben tot taak om te zien naar de hulpbehoevenden in de kerk en verwerken derhalve deze gegevens op basis van haar

gerechtvaardigde activiteiten en ter uitvoering van een overeen- komst tot hulpverlening.

De kerk behoudt zich het recht voor om beveiligingscamera’s te gebruiken om te registreren wat er gebeurt.

De kerk heeft een gerechtvaar- digd belang om haar gebouwen en mensen te beveiligen door cameratoezicht.

  1. BEWAARTERMIJNEN

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Gegevens van leden bewaren we in ieder geval zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving worden de gegevens nog twee jaar bewaard alvorens deze naar een historisch archief gaan.

  1. DOORGIFTE AAN ANDEREN

De kerk geeft alleen gegevens van haar leden door aan anderen of derden als dat noodzakelijk is voor de uitoefening van haar gerechtvaardigde taken of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

  1. WIJZIGINGEN

De kerk behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. Een herziene versie zal op de website worden geplaatst (alternatief: in het kerkblad of door middel van een mailing), waarbij duidelijk vermeld zal worden welke belang- rijkste wijzigingen zijn doorgevoerd. Ook geven wij aan wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd.